E-Arşiv Fatura Rehberi: Kimler Kullanır, Nasıl Kesilir ve İptal Edilir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan bir firmaya ya da nihai tüketiciye kesilen faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş hâlidir. Kâğıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; farkı, düzenleme, saklama ve raporlama adımlarının tamamen dijital yürümesidir. Bu rehberde kimlerin e-arşive geçmek zorunda olduğunu, e-faturadan nasıl ayrıldığını, internet satışlarında nelere dikkat etmek gerektiğini ve faturanın müşteriye nasıl ulaştırıldığını sade bir dille anlatıyoruz.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri taşıyan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarında oluşturulan elektronik bir belgedir. Fatura bir özel entegratör altyapısında ya da GİB'in e-Arşiv Portalı'nda düzenlenir, elektronik ortamda saklanır ve bilgileri belirli aralıklarla GİB'e raporlanır. Belgeler elektronik olarak imzalanır; entegratör başvurusu için şirketlerde mali mühür, şahıs işletmelerinde nitelikli e-imza gerekir.

Pratikte e-arşiv, e-faturanın tamamlayıcısıdır. Aynı program ve aynı entegratör üzerinden çalışır; sistem, alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığına bakarak belgenin türünü belirler. Yani muhasebe personeli için çoğu zaman tek fark, ekranda seçilen belge tipidir.

E-arşiv ile e-fatura arasındaki farklar

İki belge de elektronik fatura olsa da kullanıldıkları yer farklıdır:

• Alıcı: E-fatura yalnızca GİB sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse, bir şahıs ya da son tüketiciyse e-arşiv fatura kesilir.
• İletim: E-fatura GİB üzerinden alıcının elektronik posta kutusuna düşer. E-arşiv fatura ise e-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak teslim edilir.
• Raporlama: E-faturalar sistem üzerinden alıcıya iletilir; e-arşiv faturalarının bilgileri ise GİB'e rapor olarak gönderilir.
• Yanıt: Ticari e-faturada alıcı kabul ya da ret yanıtı verebilir; e-arşiv faturada böyle bir yanıt mekanizması yoktur.

Fatura kesmeden önce karşı tarafın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek, en sık yapılan hatanın önüne geçer: kayıtlı bir firmaya yanlışlıkla e-arşiv kesmek. İyi entegre edilmiş bir muhasebe programı bu sorgulamayı fatura anında kendisi yapar.

Kimler e-arşive geçmek zorunda?

E-arşiv zorunluluğu birkaç farklı durumdan doğabilir:

• E-fatura kullanıcıları: E-faturaya geçmiş bir mükellef, sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlediği faturaları e-arşiv olarak düzenler.
• İnternet üzerinden satış yapanlar: Web sitesi ya da pazaryeri üzerinden mal veya hizmet satan ve satış hasılatı GİB'in belirlediği eşiği aşan işletmeler e-arşive geçmekle yükümlüdür.
• Ciro eşiğini aşanlar: İnternet satışı olmasa da brüt satış hasılatı GİB'in belirlediği eşiği aşan mükellefler için ayrıca zorunluluk bulunur.
• Tutar sınırı: E-arşive geçmemiş mükelleflerin bile, vergiler dahil GİB'in belirlediği tutarı aşan bazı faturalarını e-Arşiv Portalı üzerinden düzenlemesi gerekir.

Eşik tutarları ve geçiş tarihleri dönem dönem güncellendiği için kesin durumu GİB e-Belge portalındaki güncel duyurulardan teyit etmenizi öneririz. İşletmenizin e-dönüşüm kapsamına girip girmediğine dair ilk fikri edinmek için e-fatura zorunluluk sorgulama aracımızı da kullanabilirsiniz.

İnternet satışlarında dikkat edilecekler

E-ticaret yapan işletmeler için kurallar biraz daha sıkıdır. İnternet üzerinden yapılan satışlara ait e-arşiv faturalar alıcıya elektronik ortamda iletilmelidir. Faturada standart bilgilere ek olarak şunlar yer almalıdır:

• Satışın yapıldığı web sitesinin adresi,
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi,
• Gönderim tarihi ile malı taşıyan kargo firmasının ya da gönderiyi yapan kişinin bilgileri.

Pazaryerlerinde satış yapıyorsanız siparişlerin muhasebe programınıza aktarılması ve faturanın otomatik oluşturulması ciddi zaman kazandırır. Sipariş sayısı arttıkça elle fatura kesmek hem hata riskini hem de iş yükünü büyütür; kampanya dönemlerinde bu fark daha da belirginleşir.

E-arşiv fatura nasıl kesilir, iptal edilir ve iletilir?

Fatura düzenleme adımları

1. Yöntemi seçin: Düşük hacimli işletmeler GİB'in e-Arşiv Portalı'nı kullanabilir. Düzenli fatura kesen ve programla çalışan işletmeler için özel entegratör daha pratiktir.
2. İmza aracını temin edin: Entegratörle çalışacaksanız şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için nitelikli e-imza gerekir.
3. Başvuru ve aktivasyon: Entegratör üzerinden e-fatura ve e-arşiv başvurusu yapılır, hesap kullanıma açılır.
4. Program ayarları: Muhasebe ya da ERP programındaki e-dönüşüm modülü tanımlanır, fatura şablonu firmanıza göre hazırlanır.
5. Fatura kesimi: Fatura programdan kesilir; sistem alıcıyı sorgular, belgeyi e-arşiv olarak oluşturur ve gönderir.

İptal işlemi

Hatalı kesilen bir fatura, entegratör portalı ya da program üzerinden iptal edilir. İptal bilgisi de GİB'e raporlandığı için faturayı programdan silmek değil, sistem üzerinden iptal etmek gerekir. Mal iadesi söz konusuysa iptal yerine iade faturası gibi farklı yollar gündeme gelebilir. İptal için tanınan süreler ve itiraz yöntemleri mevzuatla belirlendiğinden, işlemden önce güncel kuralları kontrol etmek ve emin olmadığınız durumlarda mali müşavirinize danışmak en sağlıklısı.

Faturanın müşteriye iletilmesi

Fatura düzenlendikten sonra alıcıya ulaştırmanın iki temel yolu vardır:

• Elektronik teslim: Fatura, alıcının bildirdiği e-posta adresine gönderilir. İnternet satışlarında kullanılması gereken yol budur.
• Kâğıt çıktı: Mağazada ya da teslimatta alıcı isterse fatura kâğıda basılarak verilir. Bu çıktı elektronik belgenin bir görüntüsüdür; asıl belge elektronik ortamda saklanır.

Alıcının e-posta adresini sipariş ya da cari kart aşamasında doğru almak, faturaların ulaşmaması sorununu büyük ölçüde çözer. Belgeler yasal süre boyunca saklandığı için müşteri faturasını kaybettiğinde yeniden göndermek birkaç saniyelik iştir.

Bursa'da e-arşiv kurulumu: Bilensoft desteği

Akınsoft Bursa bölge bayisi Bilensoft olarak Bursa e-fatura ve e-arşiv geçişlerini uçtan uca yürütüyoruz: başvuru, aktivasyon, Akınsoft Wolvox entegrasyonu ve logolu fatura tasarımı. EDM Bilişim ve Digital Planet altyapıları Wolvox ile entegre çalıştığı için e-arşiv faturalarınızı ERP içinden tek tuşla kesebilirsiniz. Aktivasyon ve portal kurulumu ücretsizdir.

Ayrıntılar için Bursa e-fatura sayfamıza göz atabilir, Osmangazi'deki ofisimize uğrayabilir ya da 0224 334 12 75 numarasından bize ulaşabilirsiniz.

Sonuç

E-arşiv fatura, e-dönüşümün en sık kullanılan parçalarından biri. Kime e-arşiv kesileceğini bilmek, internet satışlarındaki ek bilgileri eksiksiz yazmak ve iptalleri sistem üzerinden yapmak işin büyük kısmını oluşturuyor. Gerisini doğru kurulmuş bir program ve güvenilir bir entegratör hallediyor. Geçişinizi planlamak ya da mevcut kurulumunuzu gözden geçirmek isterseniz bizimle iletişime geçin; birlikte bakalım.