E-Fatura Kontör Nedir, Nasıl Seçilir? Paketler ve Geçerlilik Süreleri

E-fatura kontör paketi, özel entegratör üzerinden gönderdiğiniz elektronik belgeler için önceden satın aldığınız kullanım hakkıdır. Fatura kestikçe bakiyeden düşer, bakiye bittiğinde yeni belge gönderemezsiniz. Basit görünse de yanlış paket seçimi ya kontörlerin kullanılmadan yanmasına ya da yoğun bir günde fatura kesememeye yol açabilir. Bu yazıda kontörün ne olduğunu, paketlerin nasıl karşılaştırılacağını ve ihtiyacınızı nasıl hesaplayacağınızı anlatıyoruz.

E-fatura kontörü nedir?

E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye gibi belgeler GİB sistemine doğrudan değil, GİB'den izinli bir özel entegratör aracılığıyla iletilir. Entegratör bu hizmetin karşılığını kontör üzerinden alır: her gönderilen belge, paketinizden belirli bir miktar düşer. Bu yüzden kontörü bir tür ön ödemeli bakiye gibi düşünebilirsiniz.

Kontör yalnızca e-fatura için değil, aynı entegratör üzerinden kullandığınız diğer e-dönüşüm belgeleri için de harcanabilir. Bu nedenle e-fatura kontör ihtiyacını planlarken e-arşiv ve e-irsaliye hacmini ayrı ayrı değil, toplam belge sayısı üzerinden düşünmek daha doğru sonuç verir.

Hangi belge türünün kaç kontör harcadığı, gelen belgelerin bakiyeyi etkileyip etkilemediği ve e-arşiv ile e-irsaliyenin aynı bakiyeden düşüp düşmediği entegratöre ve pakete göre değişebilir. Satın almadan önce bu ayrıntıyı netleştirmek, maliyet hesabınızı doğru yapmanızı sağlar. Çalışacağınız firmanın GİB izinli entegratörler arasında yer aldığını GİB e-Belge portalından kontrol edebilirsiniz.

Kontör paketleri nasıl oluşur?

Kontörler genellikle sabit adetli paketler hâlinde satılır. Bilensoft üzerinden sunulan paketler 250 kontörlük başlangıç paketinden 120.000 kontörlük kurumsal paketlere kadar uzanır; en çok tercih edilen seçenek 3.000 kontörlük pakettir. Paket büyüdükçe kontör başına düşen maliyet belirgin şekilde azalır.

Bu durum büyük paketi cazip gösterse de asıl belirleyici, kontörleri geçerlilik süresi içinde kullanıp kullanamayacağınızdır. Kullanılmadan yanan kontör, ucuz alınmış olsa bile kayıptır.

Öte yandan küçük paketle başlamak ilk bakışta temkinli bir tercih gibi görünse de sık yenileme hem birim maliyeti yükseltir hem de bakiyenin beklenmedik bir anda bitme riskini artırır. Belge sayınız belli ve istikrarlıysa, geçerlilik süresine sığan en büyük paketi seçmek genellikle daha ekonomiktir.

Entegratörlere göre kontör geçerlilik süreleri

Kontör seçerken en çok gözden kaçan konu geçerlilik süresidir. Bilensoft'un sunduğu entegratörlerde kurallar şöyle:

• EDM Bilişim: Satın alınan kontörler 5 yıl boyunca kullanılabilir. 5 yılın sonunda kalan kontörler sıfırlanır.
• Digital Planet: Bir yılın sonunda kullanılmayan kontörler devreder; ikinci yılın sonunda kalanlar sıfırlanır.
• Süper Entegratör: Digital Planet ile aynı kural geçerlidir; kullanılmayan kontörler bir yıl devreder, ikinci yılın sonunda sıfırlanır.
• İzibiz Bilişim: 2 yıl geçerlilik uygulanır; ikinci yılın sonunda kalan kontörler sıfırlanır.

Karşılaştırma yaparken "süresiz devir" ifadesinin sınırsız kullanım anlamına gelmediğine dikkat edin: kullanılmayan kontörler yalnızca bir yıl devreder, ikinci yılın sonunda kalan bakiye sıfırlanır. Fiilen bu, iki yıllık bir kullanım penceresi demektir.

EDM'de 5 yıllık geçerlilik neden önemli?

Ayda birkaç düzine fatura kesen küçük bir işletme için iki yıllık süre çoğu zaman kısa kalır; ya küçük paket alıp sık sık yenilemek ya da büyük paket alıp bir kısmını yakmak gerekir. EDM'nin 5 yıllık süresi, daha büyük ve kontör başına daha ekonomik bir paketi rahatça tüketebilmenize imkân verir. Bu nedenle düşük ve orta hacimli işletmelere genellikle EDM'yi öneriyoruz.

Kontör ihtiyacınızı nasıl hesaplarsınız?

Doğru paketi seçmek için birkaç dakikalık bir hesap yeterli:

1. Aylık belge sayısını çıkarın: Son birkaç ayda kestiğiniz e-fatura, e-arşiv ve varsa e-irsaliye sayısını toplayın.
2. Yıllığa çevirin: Aylık ortalamayı 12 ile çarpın; sezonluk dalgalanma varsa yoğun ayları ayrıca dikkate alın.
3. Büyüme payı ekleyin: Yeni şube, pazaryeri satışı ya da e-irsaliyeye geçiş gibi planlarınızı hesaba katın.
4. Geçerlilik süresiyle karşılaştırın: Seçtiğiniz entegratörün süresi içinde tüketebileceğiniz toplam miktarı bulun ve buna en yakın paketi seçin.

Örneğin ayda ortalama 100 belge kesen bir işletme yılda yaklaşık 1.200 kontör harcar. İki yıllık geçerlilikte 3.000 kontörlük paketin bir kısmı yanabilirken, 5 yıllık geçerlilikte aynı paket rahatlıkla tükenir.

E-faturaya yeni geçen ve geçmiş verisi olmayan işletmeler için kâğıt fatura koçanlarındaki son birkaç aylık sıra numaralarına bakmak hızlı bir tahmin verir. İlk aylardaki gerçek tüketimi izleyip bir sonraki e-fatura kontör alımını buna göre ayarlamak, ilk tahmindeki sapmayı kolayca düzeltir.

Kontör seçerken dikkat edilecek diğer noktalar

• Program uyumu: Faturayı kullandığınız programdan tek tuşla gönderebilmelisiniz. EDM ve Digital Planet altyapıları Akınsoft Wolvox ile tam entegre çalışır.
• Bakiye takibi: Kontörün bittiğini fatura keserken fark etmek yerine bakiyeyi düzenli kontrol edin. Ay sonu ya da kampanya dönemleri gibi yoğun günlerden önce kısa bir kontrol, faturaların gecikmesini ve müşteri tarafında yaşanabilecek sıkıntıları önler.
• Kurulum maliyeti: Bilensoft üzerinden alınan paketlerde aktivasyon ve portal kurulumu ücretsizdir.
• Destek: Kontör yükleme, bakiye sorgusu ya da gönderim hatası gibi konularda ulaşabileceğiniz yerel bir ekip, özellikle yoğun dönemlerde zaman kazandırır.
• Ek hizmetler: E-defter saklama gibi hizmetler kontörden ayrı, yıllık olarak ücretlendirilir; bütçenizi buna göre planlayın.

Bursa'da e-fatura kontörü: Bilensoft

Akınsoft Bursa bölge bayisi Bilensoft, EDM Bilişim başta olmak üzere Digital Planet, Süper Entegratör ve İzibiz kontör paketlerini satış ve kurulum desteğiyle sunuyor. Güncel fiyatları e-dönüşüm kontör paketleri sayfamızda, entegratör karşılaştırmasını ise Bursa e-fatura sayfamızda bulabilirsiniz. Entegratör değiştirmeyi düşünüyorsanız başvuru, aktivasyon ve Wolvox ayarlarında da destek veriyoruz. Osmangazi'deki ofisimize uğrayabilir ya da 0224 334 12 75 numarasından teklif alabilirsiniz.

Sonuç

Doğru kontör paketi, belge hacminizle entegratörün geçerlilik süresinin kesiştiği noktadadır. Aylık belge sayınızı bilmek ve süre kuralını hesaba katmak, hem kontör yanmasını hem de bakiye sıkıntısını önler. Hangi paketin size uygun olduğundan emin değilseniz bize yazın; hesabı birlikte yapalım.