Akınsoft Wolvox ERP Nedir? Modüller ve Doğru Paket Seçimi

Faturayı bir programda kesen, stoğu Excel'de izleyen, müşteri bakiyelerini de ayrı bir defterde tutan işletmelerde aynı bilgi üç kez giriliyor ve çoğu zaman üçü birbirini tutmuyor. Wolvox ERP, Akınsoft'un bu dağınıklığı tek bir veri tabanında toplamak için geliştirdiği modüler işletme yönetim yazılımıdır. Bu yazıda programın hangi parçalardan oluştuğunu, hangi işletmeye ne kadarının yettiğini ve paket seçerken nelere bakmanız gerektiğini sahadaki deneyimlerimizle anlatıyoruz.

Wolvox ERP nedir, ne işe yarar?

ERP (Enterprise Resource Planning), bir işletmenin satış, satın alma, stok, finans ve üretim gibi süreçlerini ortak bir veri tabanında yöneten yazılımlara verilen genel addır. Akınsoft Wolvox da bu mantıkla çalışır. Bir satış faturası kesildiğinde stok miktarı düşer, müşterinin cari bakiyesi güncellenir, tahsilat yapıldığında tutar kasaya ya da bankaya işlenir. Aynı bilgiyi ikinci kez yazmanız gerekmez; raporlar da tek kaynaktan beslendiği için birbiriyle çelişmez.

Programın en belirgin özelliği modüler yapısıdır. Küçük bir işletme yalnızca ön muhasebe ihtiyacını karşılayan modüllerle başlayabilir. Şirket büyüdükçe üretim, insan kaynakları ya da sektöre özel ekranlar sonradan eklenir. Böylece ilk günden kullanmayacağınız özellikler için bütçe ayırmazsınız ve program işletmenizle birlikte büyür.

Wolvox ERP'nin temel modülleri

Akınsoft'un ürün tanımında Wolvox; finans, stok, satış, üretim ve insan kaynakları başlıklarını kapsar. Günlük kullanımda en sık karşılaşılan bölümleri iki grupta toplayabiliriz.

Ticari ve ön muhasebe modülleri

• Stok: Stok kartları, birimler, depolar, barkodlar ve tüm giriş-çıkış hareketleri.
• Cari: Müşteri ve tedarikçi hesapları, bakiyeler, ekstreler ve vade bilgileri.
• Fatura, irsaliye ve sipariş: Alış ve satış belgeleri ile bunlara bağlı stok ve cari hareketleri.
• Kasa, banka, çek-senet: Nakit akışının ve vadeli değerlerin takibi.
• Raporlar: Satış, kârlılık, stok durumu ve alacak-borç raporları.

Büyüyen işletmeler için ek modüller

• Üretim: Hammaddeden mamule uzanan stok akışının ve üretim maliyetinin izlenmesi.
• İnsan kaynakları: Personel kayıtlarının aynı sistem içinde tutulması.
• E-dönüşüm: E-fatura, e-arşiv, e-defter ve e-imza süreçlerinin program içinden yönetilmesi.

Ön muhasebe programı arayan bir işletme için ilk grup çoğu zaman yeterlidir. İkinci gruptaki modüller ise iş hacmi ve süreç karmaşıklığı arttıkça devreye girer.

Sektörel çözümler ERP ile nasıl birleşiyor?

Akınsoft'un restoran, market, otel, kuaför, eğitim, sağlık, otopark ve saha satışı gibi iş kollarına yönelik yazılımları Wolvox ile uyumlu çalışır. Barkodlu satış ekranı kullanan bir markette stok ve cari kayıtları aynı merkezde tutulur. Bir restoranda adisyon ekranından geçen satışlar, genel raporlara herhangi bir aktarım yapmadan yansır. Hangi sektöre hangi paketin uyduğunu sektörel çözümler sayfamızda toplu olarak görebilirsiniz.

Bu yapı özellikle birden fazla iş kolu olan firmalarda fark yaratır. Toptan satış yapıp aynı zamanda perakende mağaza işleten bir işletme, iki ayrı program ve iki ayrı veri seti yerine tek bir sistemle çalışır.

İşletmenize uygun paketi nasıl seçersiniz?

Paket seçiminde en sık yapılan hata, ihtiyaç analizinden önce fiyata bakmaktır. Doğru soru "En uygun fiyatlı paket hangisi?" değil, "Bugün ve iki yıl sonra hangi süreçleri programda yöneteceğim?" olmalıdır. Karar verirken şu adımları izlemenizi öneririz:

1. Süreçlerinizi listeleyin: Fatura kesiyor musunuz, stok tutuyor musunuz, üretim yapıyor musunuz, vadeli satışınız var mı?
2. Kullanıcı sayısını belirleyin: Programı aynı anda kaç kişi kullanacak, kaç şube ya da depo var?
3. E-dönüşüm durumunuzu kontrol edin: E-fatura ve e-arşiv kullanıyorsanız ya da geçmeniz gerekiyorsa entegrasyonu baştan planlayın.
4. Sektörel ihtiyaçları ayırın: Barkodlu hızlı satış, adisyon ya da rezervasyon ekranlarına ihtiyacınız varsa ilgili modülü listeye ekleyin.
5. Erişim şeklini düşünün: Programa yalnızca ofisten mi, yoksa şubelerden ve ofis dışından da mı bağlanılacak?

Küçük bir ticari işletme için stok, cari, fatura ve kasa-banka modülleri genellikle işin büyük kısmını karşılar. Üretim yapan, birden fazla depoyla çalışan ya da şubeli yapıdaki firmalarda ek modüller gündeme gelir. Güncel lisans fiyatlarını fiyatlarımız sayfasında modül bazında inceleyebilirsiniz.

Wolvox ERP'ye geçerken dikkat edilmesi gerekenler

Program ne kadar iyi olursa olsun, geçiş planı zayıfsa ilk aylar sancılı geçer. Kurulum öncesinde şu konuları netleştirmek işinizi kolaylaştırır:

• Veri aktarımı: Eski programdaki stok kartları ve cari bakiyeler taşınmadan önce temizlenmelidir. Hatalı kaydı yeni sisteme aktarmak, sorunu da aktarmak demektir.
• Açılış tarihi: Geçişi ay ya da dönem başına denk getirmek devir işlemlerini sadeleştirir.
• Kullanıcı yetkileri: Her personelin yalnızca ihtiyaç duyduğu ekranlara erişmesi hem hata riskini hem de veri güvenliği riskini azaltır.
• Eğitim: Programı kullanacak kişilerin ilk haftalarda yanında bir destek ekibi bulunması alışma süresini kısaltır.
• Yedekleme: Otomatik yedekleme planı kurulumun ilk gününden yapılmalı, sonraya bırakılmamalıdır.

Geçiş için gereken süre işletmenin büyüklüğüne göre değişir. Tek kullanıcılı bir ticari işletmede birkaç gün yeterli olabilirken çok depolu ve üretim yapan bir firmada deneme dönemini daha uzun tutmak gerekir. Eski program kısa bir süre paralel çalıştırılıp iki sistemin sonuçları karşılaştırılırsa yeni düzene güven çok daha hızlı oluşur.

Bursa'da Wolvox ERP kurulumu: Bilensoft ile süreç

Bilensoft, Akınsoft'un Bursa bölge bayisi olarak Wolvox ERP satışını, kurulumunu ve eğitimini aynı ekiple yürütür. Süreç ücretsiz keşif ve ihtiyaç analiziyle başlar; hangi modüllerin gerektiğini işletmenizi yerinde görerek birlikte belirleriz. Ardından kurulum, veri aktarımı, personel eğitimi ve programın canlı kullanıma alınması gelir. Kullanım sırasında oluşan sorular ve güncellemeler için de yine aynı ekibe ulaşırsınız.

Programı ofis dışından ya da şubelerden kullanmak istiyorsanız Wolvox için optimize edilmiş Akınsoft bulut sunucu altyapısını kurulumla birlikte planlayabiliriz. Ürünün üretici tarafındaki tanıtımına Akınsoft'un resmi sitesinden ulaşabilir, Osmangazi'deki ofisimize uğrayabilir ya da 0224 334 12 75 numarasından randevu alabilirsiniz.

Sonuç

Wolvox ERP, küçük bir ön muhasebe kurulumuyla başlayıp işletme büyüdükçe genişleyebilen esnek bir yapı sunar. Doğru paketi seçmenin yolu, modül listesine bakmadan önce kendi süreçlerinizi netleştirmekten geçer. İhtiyacınızı birlikte çıkarmak ve size uygun modül listesini görmek isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz; ilk görüşme ve ihtiyaç analizi ücretsizdir.