Kuaför Programı: Randevu, Prim ve Kasa Tek Ekranda

Bir salonda en pahalı koltuk, randevusu unutulduğu için boş kalan koltuktur. İyi bir kuaför programı randevu defterinin yerini alır, müşteriye hatırlatma gönderir, personel primini ay sonunda tartışmasız hesaplar ve kasayı gün sonunda kuruşu kuruşuna kapatır. Bu yazıda kuaför ve güzellik salonu sahiplerinin program seçerken nelere bakması gerektiğini, günlük işleyişten örneklerle anlatıyoruz.

Randevu defteri neden yetmez?

Kâğıt defter tek kişinin kullandığı küçük bir salonda bir süre idare edebilir. Personel sayısı arttığında ise aynı saate iki randevu yazılması, telefonla alınan randevunun deftere geçmemesi ya da silinmiş satırların okunamaması sıradan hale gelir. Defterde bir müşterinin geçen ay hangi işlemi yaptırdığını bulmak da neredeyse imkânsızdır. Dijital bir sistem bu bilgileri hem düzenli tutar hem de geçmişe dönük aranabilir kılar.

Üstelik defter sadece salonda olduğunuzda işe yarar. Akşam evden yarının programına bakmak, hafta sonu yoğunluğunu önceden görmek ya da bir personelin izin gününde randevuları başka uzmana kaydırmak, kayıtlar düzenli tutulduğunda çok daha kolaydır. Bir kuaför programı, salonun işleyişini tek bir kişinin hafızasına bağlı olmaktan çıkarır.

Randevu takvimi: personel ve müşteri bazlı

Salon yazılımının merkezinde randevu takvimi vardır. Akınsoft'un kuaför çözümünde müşteri ve personel bazlı randevu takvimi tutulur, randevu geçmişi saklanır. Böylece hangi uzmanın hangi saatlerde boş olduğu tek bakışta görülür.

Takvimde nelere dikkat etmeli?

• İşlem süreleri tanımlanabiliyor mu? Fön ile boya aynı süreyi kaplamaz.
• Personelin izin ve mola saatleri takvime yansıyor mu?
• Randevu taşıma ve iptal hızlı yapılabiliyor mu?
• Gelmeyen müşteriler ayrıca işaretlenebiliyor mu?

Randevusuz gelen müşteriler de salon hayatının bir parçasıdır. Kapıdan giren müşteriyi takvimdeki boşluğa hızlıca yerleştirebilmek, bekleme süresini doğru söylemenizi sağlar ve aynı uzmana iki işin aynı anda yüklenmesini engeller.

SMS hatırlatma ile boş koltuğu azaltın

Randevudan bir gün önce gönderilen kısa bir hatırlatma mesajı, unutulan randevuların önemli bir kısmını önler ve müşteriye randevusunu zamanında iptal etme fırsatı verir; böylece boşalan saati başka bir müşteriye açabilirsiniz. Akınsoft kuaför çözümü SMS ve hatırlatma entegrasyonunu destekler.

Hatırlatma mesajları ile kampanya duyuruları aynı şey değildir. Kampanya içerikli mesajlar için müşteriden onay alınması ve kişisel verilerin dikkatle işlenmesi gerekir. Müşteri bilgilerinin saklanması ve kullanımıyla ilgili genel ilkeler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesine göz atabilir, salonunuza özel durumu bir uzmanla netleştirebilirsiniz.

Müşteri kartı: geçmişi bilen salon kazanır

Müşteri kartı, salonun hafızasıdır. Hangi boya numarasının kullanıldığı, hangi ürüne alerji olduğu, en son hangi uzmanla çalışıldığı gibi notlar bir sonraki ziyarette hem zaman kazandırır hem de müşteriye kendini özel hissettirir. Randevu geçmişinin müşteri kartıyla birlikte görülebilmesi, uzun süredir gelmeyen müşterileri fark etmeyi de kolaylaştırır.

Müşteri kartında tutulacak bilgileri belirlerken ölçülü olun. İşinize yarayan notları kaydedin, gereksiz kişisel bilgileri toplamaktan kaçının. Kartlara kimlerin erişebileceğini ve bilgilerin nasıl güncelleneceğini de baştan netleştirmek, hem müşteri güvenini hem de veri düzenini korur.

Paket ve seans takibi

Cilt bakımı, epilasyon ya da manikür gibi hizmetlerde müşteriye çoklu seans paketi satmak yaygındır. Bu paketlerin kaç seansının kullanıldığını kâğıtta takip etmek hem salon hem müşteri için güvensizdir. Program seçerken şu soruları sorun:

1. Paket satışı tanımlanıp seanslar müşteri kartında izlenebiliyor mu?
2. Her seans kullanıldığında kalan hak otomatik güncelleniyor mu?
3. Peşin ve taksitli paket ödemeleri ayrı izlenebiliyor mu?

Paket ve seans takibinin hangi modülde ve nasıl yapıldığını demo üzerinde kendi hizmet listenizle denemeniz en doğrusudur.

Personel primi ve performans

Ay sonunda prim hesabı, birçok salonda gerginliğin en sık sebebidir. Akınsoft kuaför çözümünde personel tanımı yapılır, komisyon işlem bazlı olarak hesaplanır ve günlük ya da haftalık personel performans raporu alınır. Her uzmanın hangi işlemi ne kadar yaptığı sistemde kayıtlı olduğundan, prim hesabı şeffaf ve tartışmasız hale gelir.

Performans raporları sadece prim için değil, planlama için de değerlidir. Hangi uzmanın hangi günlerde daha yoğun olduğu, hangi hizmetin en çok talep gördüğü ve müşterilerin hangi personele tekrar geldiği bu raporlardan okunabilir. Yeni personel alımı ya da çalışma saatlerinin düzenlenmesi gibi kararlar böylece sezgiye değil veriye dayanır. Kuaför programı seçerken bu raporların ne kadar anlaşılır olduğuna da bakın.

Ürün stoku ve kasa

Salonlar hem işlemde kullandıkları hem de müşteriye sattıkları ürünler için stok tutar. Ürün stoku, satış ve kullanım takibi aynı programda yapıldığında hangi ürünün hızla tükendiği ve hangisinin rafta beklediği görülür. Kasa tarafında nakit ve kart tahsilatları kaydedilir; e-fatura ve e-arşiv fatura işlemleri de aynı sistem üzerinden yürütülebilir.

İşlemde kullanılan boya, oksidan ya da bakım ürünlerinin ne kadar tükendiğini görmek, hizmet fiyatlarını belirlerken gerçek maliyeti hesaba katmanızı sağlar. Gün sonunda kasadaki nakit ile sistemdeki tahsilatın karşılaştırılması da hataların aynı gün fark edilmesine yardımcı olur.

Bursa'da kuaför programı kurulumu: Bilensoft ile

Akınsoft Bursa bölge bayisi Bilensoft, kuaför ve güzellik salonlarına yerel kurulum ve eğitim, randevu ve müşteri takibi kurgusu, e-fatura ile e-arşiv fatura altyapısı ve sürekli güncelleme ile destek sağlar. Bursa kuaför yazılımı arayan salonlara koltuk ve personel sayısına göre uygun paket öneriyoruz.

Ayrıntılar için Akınsoft kuaför çözüm sayfamızı ve diğer sektörel çözümlerimizi inceleyebilir, Osmangazi'deki ofisimize uğrayabilir ya da 0224 334 12 75 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz.

Sonuç

Doğru kuaför programı, boş koltukları azaltır, prim tartışmalarını bitirir ve kasanın her akşam net kapanmasını sağlar. Randevu takvimi, SMS hatırlatma, müşteri kartı, paket takibi ve personel raporlarını kendi salonunuzun işleyişiyle deneyerek karar verin. Salonunuza uygun kurguyu konuşmak isterseniz bizimle iletişime geçin; ücretsiz teklif ve tanıtım için hazırız.