Wolvox e-Fatura İşlemleri

► e-Fatura sisteminin aktif olabilmesi için öncelikle, Kontrol Paneli üzerinden , Yetkili -> Şirket İşlemleri menüsünden mükelleflik durumunuza göre şirket kayıt ekranındaki e-Devlet 1 sekmesinde yer alan , e-Fatura Sistemi Kullan , e-Arşiv Sistemi Kullan , e-İrsaliye sistemi Kullan , e-Müstahsil Sistemi Kullan  seçenekleri kullanım durumuna göre aktif hale getirilmelidir.

2. e-Fatura/e-İrsaliye Ayarlarının Yapılması: 

► e-Fatura Ayarları Wolvox ERP programımızda yer almaktadır. Satış Yönetimi -> Faturalar -> e-Fatura -> e-Fatura Ayarları menüsünden kullanım durumuna göre ayarlar aktif edilmelidir. Aşağıda tüm ayarlar detaylı olarak açıklanmaktadır.

Not: Aşağıdaki ayarlarda yer alan seçimler örnektir, firma işleyişinize göre ayarlayınızı belirlemeniz gerekmektedir.

GENEL:  

1- Fatura ve İrsaliye formlarında yer alan not bilgisinin e-Fatura/e-Arşiv/e-İrsaliye gönderimlerinde aktarılması için kullanılmaktadır.

2- e-Fatura gönderimi yapılan cari şahıs firması ise ticari ünvan bilgisinin cari ad-soyad alanına aktarılması için kullanılmaktadır.

3- Alıcı firmanın adresi olarak, cari kartında adı soyadı alanının altında yer alan adres tanımı kullanılmaktadır.

5-  e-Fatura/e-İrsaliye gönderimden sonra  Wolvox'da kayıtlı Fatura/İrsaliye numarasının güncellenmesi için kullanılmaktadır.

6- e-Fatura/e-İrsaliye gönderiminden sonra oluşan PDF dosyasının dosya bölümüne kaydedilmesi için kullanılmaktadır.

8- e-Fatura/e-İrsaliye kaydedildiği anda gönderim yapılsın mı, sorunun sorulması için kullanılmaktadır.

9- e-Arşiv kaydedildiği anda gönderim yapılsın mı, sorunun sorulması için kullanılmaktadır.

10- Cari kart kaydı yapıldığında, vergi numarası kaydedilmemişse işleme devam edilememesi için kullanılmaktadır.

11-Cari kart kaydı yapıldığında, mail adresi kaydedilmemişse işleme devam edilememesi için kullanılmaktadır.

12- Cariye ait Borç/Alacak bakiyesinin gönderilmesi için kullanılmaktadır.

13- Eğer kaydedilen fatura, sipariş,irsaliye v.b gibi formlardan aktarılmışsa bağlı olduğu evrak numarasının da gönderilmesi için kullanılmaktadır.

14- Fatura vadesinin gönderilmesi için kullanılmaktadır.

15- Gönderilen faturada yer alan tedarikçi carisine ait stok kodunun gönderilmesi için kullanılmaktadır.

16-   Stok kartında bir tedarikçi mevcut ise, ilgili stok için belirlenen terarikçi stok kodu bilgisinin gönderimi için kullanılmaktadır.

VARSAYILAN:

► Bu sekmede yer alan seçenekler fatura kaydında default olarak kullanılmaktadır. 

SENARYO: Gönderimi yapılacak e-Faturaların,  Temel veya Ticari Fatura olarak seçilmesi için kullanılmaktadır. 

 NOT: Ticari Fatura alıcı tarafından onayanabilir veya reddedilebilir. Temel faturada ise alıcıya bu seçenekler   sunulmamaktadır.

GÖNDERİM TİPİ: Gönderimi yapılan e-Faturaların, kağıt veya elektronik olarak  seçilmesi   için  kullanılmaktadır.

 NOT: Elektronik fatura E-ticaret üzerinden kaydedilen faturalar  için kullanılmaktadır.

HESAP: Gönderilen faturaların hesap türünün TL veya farklı bir döviz hesabının seçilmesi için kullanılmaktadır.

KULLANICI BİLGİLERİ:  

► Wolvox kullanıcılarına dört farklı entegratör seçeneği sunulmaktadır. EDM Bilişim , Digital Planet  , İzibiz ve Süper Entegratör olmak üzere, müşterilerimiz tercihlerine bağlı olarak farklı entegratör ile çalışabilirler. Hangi entegratör ile çalışılıyorsa, kullanıcı bilgileri bu ekran üzerinden kaydedilmektedir.

NOT:  Entegratör olarak  EDM Bilişim ile çalışan kullanıcılarımızın, gönderilen faturaların iletilmeden önce taslak olarak kaydedilmesi için kullanıcı bilgilerini tanımladıktan sonra, "Faturaları Taslak Olarak Portala Kaydet"  seçeneğinin işaretlemeleri gerekmektedir.Digital Planet kullanıcılarının bu konuda entegratör firma ile görüşmeleri gerekmektedir. 

OPSİYONEL ALANLAR:

► Opsiyonel alanlar, gönderimi yapılan faturalarda varsayılan olarak gönderilmeyen bilgilerin, kullanıcı insiyatifinde seçim yapılarak gönderilmesi için kullanılmaktadır.Örnek verecek olursak, her faturada carinin ticari ünvanı gönderilmektedir herhangi bir ayar yapılmasına gerek olmamaktadır. Fakat faturadaki açıklama bilgisi isteğe bağlı gönderilmektedir. Bu nedenle opsiyonel alan olarak seçim yapılması gerekmektedir. Bu alanlar seçildikten sonra, entegratörün fatura tasarımına ilgili alanları eklemesi gerekmektedir. Bu işlemin detaylarına buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz. 

NOT: Mail şablonunun düz metin olarak tanımlanması yeterlidir.Herhangi bir html tanımı yapılması gerekmez. 

FATURA NUMARALARI İÇİN SAYAÇ TANIMLAMA İŞLEMLERİ:

E-Fatura gönderimleri için sayaç tanımlama işlemleri, Yetkili -> Sayaç İşlermleri -> Sayaç Tanımları menüsünden yapılmaktadır.  Sayaçların basamak sayısı 9'a tamamlanacak şekilde seçilmelidir. Başına ekle seçeneği ise e-fatura, e-arşiv, e-ihracat  gibi faturaların kısa tanımlarını içermelidir.

Şablon kodu alanına,  birden fazla kullanıcıdan fatura gönderimi yapılması durumunda EDM Bilişim , Digital Planet , İzibiz veya Süper Entegratör tarafından verilen şablon kodları tanımlanmalıdır.

NOT: EDM Bilişim kullanıcıları portal üzerinden ayrıca sayaç tanımlaması yapmalıdır.

AKINSOFT WOLVOX ERP e-Fatura sistemi hakkında, daha fazla bilgi edinmek ve sık karşılaşılan hataların çözümleri için güncel maklelere buradan ulaşabilirsiniz.